Note technique

Le Passeport Voile FFVoile en Provence Alpes Côte d’Azur

Préambule : Nous vous proposons cette note en complément de celle diffusée par la FFVoile pour attirer votre attention sur les points importants mais aussi pour vous indiquer quelques règles spécifiques de gestion, notre ligue étant sur une gestion régionalisée des Passeports voile.

Rappel important : Afin d’assurer une couverture dès le début des stages, la FFVoile a obtenu des assureurs que cette couverture démarre en début de stage malgré une saisie de la licence décalée de 5 jours au maximum.

Deux grands thèmes :

  1. 1.Comment délivrer une licence Enseignement ou Passeport(PVR, passeport voile régionalisé) ?
  2. 2.Gestion financière des PVR

1.  Comment délivrer une licence Enseignement ou Passeport Voile ?

Plusieurs possibilités :

  • Soit vous avez opté pour l’utilisation de la plateforme Awoo qui permet la vente en ligne de vos stages, la gestion des inscriptions et la saisie automatique de la licence.
  • Soit vous avez le logiciel de gestion Aspoweb , et vous paramétrez dans votre logiciel les valeurs suivantes : 0001 à XXXX selon votre estimation de besoin pour l’année en cours. (ces valeurs seront associées à votre numéro de club lors de la remontée vers la Fédération).
  • A titre dérogatoire - vous n’avez aucun accès à internet - vous pouvez faire la demande de  licences enseignement en version papier. Dans ce cas vous devez nous faire parvenir une demande motivée en indiquant vos difficultés par rapport à votre accès internet et  nous communiquer le nombre de licences version papier que vous avez besoin pour l’année. Cette demande doit être envoyée à la Ligue PACA Antenne Antibes 2208 route de Grasse 06600 Antibes. L’opportunité d’une saisie décalée avec une couverture d’assurance couvrant dès le démarrage du stage ne vous oblige pas à un accès à internet en continu, mais à minima une à deux fois par semaine en fonction du rythme de vos stages.

 

Quelques conseils sur les informations à saisir sur les licences :

Plus vous serez précis sur la qualité des informations, meilleure sera la vision des différentes caractéristiques des personnes qui pratiquent notre activité. De même, la saisie de leur adresse mail évitera l’édition papier de la licence, le licencié la recevant directement sur sa boîte. Il est donc important d’anticiper la récolte des informations en amont de la saisie pour faciliter le travail de saisie sur le serveur.

2. Gestion financière des PVR

Le principe retenu est le suivant :

La ligue vous facturera à la consommation en vous faisant parvenir fin juillet une facture correspondant aux licences délivrées du début de l’année à fin juillet, et une facture fin novembre pour celles délivrées entre juillet et fin novembre. Si le volume de licences est inférieur à 200 en fin juillet une seule facturation sera réalisée en fin d’année.

Par le nouveau système de prise de licence par internet, nous utiliserons les données issues du serveur de la FFVoile pour éditer les factures. Pour les utilisateurs d’Aspoweb un système de transfert de vos fichiers entre votre logiciel et le serveur de la FFVoile  permets également de pouvoir récupérer vos chiffres des licences délivrées. 

Pour les utilisateurs des licences papiers, une seule facture sera réalisée. Fin novembre, nous vous demanderons de faire parvenir vos souches de licences et les licences non vendues pour éditer la facture. En absence de retour l’ensemble des licences fournies sera facturé.

Pour les établissements publics et structures municipales, si vous avez des contraintes spécifiques par rapport à la mise en place de ce  système nous sommes à votre disposition.

Si votre activité lié aux licences enseignements s’arrête avant fin novembre, merci d’informer le service comptable de la ligue,   Ligue PACA Antenne Antibes 2208 route de Grasse 06600 Antibes, mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou tél 04 93 74 77 05 pour que votre décompte soit réalisé sans attendre fin novembre.

 

Si vous avez des questions complémentaires :

Mylène CULLIA  Ligue de voile PACA - Antenne Marseille Tel: 04 91 11 61 78

Jacques Hublet Ligue de voile PACA – Tél : 06 13 04 31 69

Vous pouvez aussi nous contacter par mail Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.